SWEX Handbuch
SWEX Verify Portal – Bedienungsanleitung
Diese Anleitung erklärt den kompletten Ablauf vom Anlegen eines Kunden bis zur laufenden Verwaltung von Tenants, Filialen, Benutzern, Zertifikaten und Billing.
1. Login & Einstieg
- Öffne das Portal im Browser.
- Nutze Verify für die Suche, SaaS Start für neue Kunden und Admin Login für bestehende Zugänge.
- Nach dem Login erscheint der passende Arbeitsbereich abhängig von Rolle und Tenant-Status.
Ein Tenant ist immer der Hauptkunde. Darunter können optional Branches / Filialen und mehrere Benutzer angelegt werden.
2. Neuen Kunden anlegen
Self-Service
- Öffne SaaS Start.
- Trage Firma, Ansprechpartner, Business-E-Mail, gewünschten Login und Passwort ein.
- Wähle Plan, Billing-Intervall, erwartete Zertifikate und geplante Billing-Branches.
- Klicke auf Start onboarding.
- Bei Stripe wird die Zahlungsmethode hinterlegt oder der gewählte Plan gestartet.
Manuell durch SWEX
- Als SWEX Admin einloggen.
- Im Bereich Tenants einen Kunden anlegen oder eine Self-Service-Anfrage übernehmen.
- Vertrags- und Billing-Daten prüfen und speichern.
3. Setup & Aktivierung
- Wenn setup required angezeigt wird, müssen Verify- und Upload-URLs hinterlegt werden.
- Nach erfolgreichem Stripe-Webhook wird der Tenant normalerweise automatisch aktiviert.
- Der erste Owner kann sich danach direkt einloggen.
Automatische Aktivierung
Stripe-Checkout erfolgreich, Webhook kommt rein, Tenant wird aktiv.
Manuelle Aktivierung
Nur für Sonderfälle über SWEX Admin, wenn Payment oder Daten manuell nachgesteuert werden müssen.
4. Filialen / Branches
- Branches sind Untereinheiten eines Tenants, nicht automatisch eigene Kunden.
- Eine Branch kann organisatorisch oder als Billing Branch geführt werden.
- Billing Branches sind zusätzliche Abrechnungsstellen und können Aufpreise auslösen.
- Im Bereich Branches Branch-ID, Name, Code, Kontakt und Adresse eintragen.
- Speichern.
- Benutzer und Zertifikate können danach einer Branch zugeordnet werden.
5. Benutzer & Rollen
Benutzer gehören immer zu einem Tenant und optional zu einer Branch.
- Tenant Owner: verwaltet Tenant, Benutzer, Setup und Struktur.
- Tenant Admin: operative Verwaltung.
- Nur anzeigen: nur lesen.
- Anzeigen + Download: lesen und herunterladen.
- Upload + Download + Anzeigen: operative Arbeit mit Dateien und Zertifikaten.
- Im Bereich Users E-Mail, Benutzername, Rolle und optional Branch setzen.
- Benutzer erstellen oder Invite vorbereiten.
- Bei Bedarf Passwort-Reset vorbereiten.
6. Zertifikate registrieren
- Zum Bereich Certificates wechseln.
- Name, Typ, optional Zertifikats-ID, Programm und Level eintragen.
- PDF auswählen.
- Sichtbarkeit festlegen: intern oder öffentlich.
- Hash berechnen und danach Registrieren.
- Das System erstellt den SHA-256 Hash.
- Es erzeugt eine OTS-Datei.
- PDF, OTS und Registry-Eintrag werden gespeichert.
7. Verify & Nachweise
- Im Tab Verify Namen oder Zertifikats-ID eingeben.
- Jetzt suchen klicken.
- Treffer, Hash, OTS-Status und Zertifikatsstatus prüfen.
Öffentliche Einträge sind für alle sichtbar. Interne Einträge erscheinen nur für berechtigte eingeloggte Nutzer.
8. Billing & Stripe
- Pay per use: Zahlungsmethode einmal per Stripe hinterlegen, danach monatliche Abrechnung nach Nutzung.
- Professional / Business / Unlimited: wiederkehrender Stripe-Plan.
- Billing Branches: zusätzliche Abrechnungsstellen mit Zusatzpreis.
- SWEX Admin prüft bei Bedarf den Tenant im Bereich Billing & Lifecycle.
- Dort können Status, Plan, Payment und Lifecycle eingesehen und in Sonderfällen angepasst werden.
9. Passwort-Reset
- Im Login-Bereich auf Passwort vergessen? klicken.
- E-Mail oder Benutzername eingeben.
- Reset-Link per E-Mail öffnen.
- Die Seite springt direkt in den Token-Reset-Bereich.
- Nur das neue Passwort setzen und bestätigen.
Wenn keine Mail ankommt, zuerst Spam prüfen. Bei Outlook kann die Zustellung langsamer oder stärker gefiltert sein als bei anderen Postfächern.
10. SWEX Admin – laufende Verwaltung
- Kunden öffnen und prüfen
- Billing- und Lifecycle-Status kontrollieren
- Tenants sperren oder reaktivieren
- Mail-Queue überwachen
- Stripe-Checkout und Webhooks prüfen
- Supportfälle bei Invite, Reset oder Onboarding übernehmen
SWEX Guide
SWEX Verify Portal – User guide
This guide covers the full workflow from creating a customer to managing tenants, branches, users, certificates, and billing inside the portal.
1. Login & getting started
- Open the portal in your browser.
- Use Verify for lookups, SaaS Start for new customers, and Admin Login for existing access.
- After login, the workspace depends on the user's role and tenant status.
A tenant is always the main customer account. Under it you can create optional branches and multiple users.
2. Create a customer
Self-service
- Open SaaS Start.
- Enter company, contact, business email, desired login, and password.
- Select plan, billing interval, expected certificates, and planned billing branches.
- Click Start onboarding.
- Stripe collects the payment method or starts the selected plan.
Manual SWEX creation
- Log in as SWEX Admin.
- Create the customer in Tenants or take over a self-service request.
- Review contract and billing details and save them.
3. Setup & activation
- If setup required appears, verify and upload URLs must be configured first.
- After a successful Stripe webhook, the tenant is normally activated automatically.
- The first owner can then log in directly.
4. Branches
- Branches are sub-units of a tenant, not automatically separate customers.
- A branch can be operational or configured as a billing branch.
- Billing branches are extra billing entities and may create additional recurring charges.
5. Users & roles
- Tenant Owner: manages tenant, users, setup, and structure.
- Tenant Admin: operational management.
- View only: read access only.
- View + download: read and download.
- Upload + download + view: operational certificate work.
6. Register certificates
- Open Certificates.
- Enter name, type, optional certificate ID, program, and level.
- Select the PDF file.
- Choose visibility: internal or public.
- Click Calculate hash and then Register.
7. Verify & proofs
- Open the Verify tab.
- Search by name or certificate ID.
- Review registry hit, hash, OTS status, and certificate availability.
8. Billing & Stripe
- Pay per use: payment method stored once through Stripe, then usage is billed monthly in arrears.
- Professional / Business / Unlimited: recurring Stripe plan.
- Billing branches: extra billing entities with additional pricing.
9. Password reset
- Click Forgot password? in the login area.
- Enter email or username.
- Open the reset link from the email.
- The page jumps directly into the token reset form.
- Only set and confirm the new password.
10. SWEX admin operations
- Open and review customer tenants
- Check billing and lifecycle states
- Suspend or reactivate tenants
- Monitor the mail queue
- Review Stripe checkout and webhooks
- Handle support cases for invites, resets, and onboarding